敢找哈佛吵架的台大團隊

敢找哈佛吵架的台大團隊【商業週刊1165期 製作人：孫秀惠 撰文者：李郁怡 】

這是一場沒有出國的「壯遊」！台大學生組成一百二十三人的跨校核心團隊，如何跟時間賽跑，激發團隊熱情，辦了一場規模空前的跨國會議？

三月十四日星期天晚上九點，由台灣大學與哈佛大學聯名舉辦的「世界模擬聯合國大會 WorldMUN2010」社交活動「世界博覽會（Global Village）」緊接在開幕式之後即將開場。約一千多名盛裝打扮的國際學生，湧進台北市政府市政大廳。

花十萬個工作小時 建立二百一十名成員的志工隊

市府後門廣場排出動線，一個人花不到兩秒鐘，這一千名的學生手裡拿著像是悠遊卡的「Super Card」（超級卡），「嗶」一聲，就完成入場；參加過在瑞士日內瓦、墨西哥等地舉辦的世界模擬聯合國大會代表們，高興的說，不必對名冊、不必排隊，等待時間整整縮短了三十分鐘。

「Super Card」將所有代表的身分識別資訊、在台的食衣住行需求，整合在台北悠遊卡上，只要其中一項資訊更動，台大團隊建置的後勤支援資訊就會一併更新。

一張小小的資訊卡，只不過是台大團隊這次的一項成績。為了讓世界模擬聯合國大會，連續五天的會議與社交活動，從開幕到閉幕，都能像第一晚的世界博覽會一般順暢，台大團隊在這次會議前已經花費一年，投入十萬個工作小時，除了一百二十三位跨校核心成員，再招募二百一十名來自全國各大專院校、高中的志願工作者組成志工團隊，八個部門總計完成四百三十份的企畫書、建構起組織分工與職掌，完成三百七十條SOP，寫下每一個主要活動以分鐘為計算單位的流程控制表。

每一個部門都像是一個縝密的企業，和時間賽跑般的運作著。

要說這群台灣囝仔辦聯合國的故事，得先由「簽證」談起。台大團隊向哈佛大學爭取主辦世界模聯大會已有十年，過去爭取不到，在於台灣的國際處境十分特殊，在許多國家並沒有設立辦事處，光是要來開會的代表辦簽證，就可能影響來台意願。

打通外交部關鍵人脈 一天敲定對各國代表發落地簽

在去年暑假，開始籌辦會議之初，台大團隊就開始與外交部交涉，爭取所有與會代表，包括巴基斯坦、委內瑞拉、黎巴嫩等國家在內的代表都可以有「落地簽證」的便利。

一開始，學生的要求石沉大海，兩個月後，台大團隊因為申請外交部經費補助，得到一次簡報機會，台大團隊的總召集人侯宗成，把握機會爭取：「荷蘭對所有參加代表都給免簽證待遇！」「這件事不做，影響（台灣）國際觀感！」

在場聆聽簡報的外交部單位主管意識到問題，這才馬上與領事局聯絡，懸宕兩個月的落地簽證，在一天之內敲定。

為了舉辦這場跨國盛會，台大團隊接洽的公家部門，從中央到地方，超過二十個，大從警力支援，小到場地租借，面對公務員的態度，從支持到冷漠「完全兩極化」，團隊碰釘子的經驗可說不勝枚舉。

「就像是租借場地好了，我們真的很感謝台北市政府觀光傳播局，在這之前三個月我們至少碰了二十次釘子，完全沒有進展，還有的單位一下子說檔期可以，一下子說：『我們什麼時候答應你了？』」文化活動部門部長，台大中文系三年級的蘇煒翔說道。

「我們學會要找到關鍵人脈！」「還有動作要快，一旦關鍵人脈同意幫忙打電話，當下就牽上下一個人脈，把事情搞定。」侯宗成表示。

為經費與哈佛辯論 預算一條一條談，遭嚴厲質疑打擊

如果說要辦成一個成功的大型跨國會議，對內的溝通協調已經夠難了，台大團隊另外一個要克服的困難，就是跨國團隊協同工作。

尤其是與哈佛團隊取得互信，台大團隊經歷了一場「跨文化溝通」震撼教育。

問題的開端，是「經費」。由於去年九月起到去年底之間，台大團隊向民間募款不順利，接觸過上百家的企業失敗之後，預算出現一千萬元的缺口。

因為財務問題，雙方的關係開始緊張。先是去年十月月底，一天凌晨，負責資金募集部門、台大政治系三年級的呂艾珊接到了哈佛團隊召集人，也是世界模擬聯合國會議秘書長Ami Nash寄來一封英文措辭嚴厲的信，質疑為什麼台灣團隊募不到款？信上還列出十幾種方法，懷疑台大團隊沒有試過使用這些方法與企業溝通。接著，在雙方的線上會議，又質疑為何台大團隊沒辦法爭取政府支持場地經費？

這種毫不客氣的溝通文化，對一向得到社會高度肯定的台大學生來說，簡直難以忍受。

由兩校召集人帶領相關財務部門主管，為了錢，展開一連串的跨國線上談判，也因為文化差異激盪出火花。

「就像是跨國企業母公司對子公司查核帳目一樣，」「對方直接拿出預算一條一條來談，哪些他們認為是有必要的，哪些沒有必要，要我們因應，而且口氣完全有話直說，沒有客氣寒暄，」財務部門部長、台大政治系三年級的虞雅惠感受到強烈的文化差異。

原來台大學生團隊非常樂觀，大多數人都懷著「要為台灣辦一場前所未有的國際會議」想法，第一版的預算書有許多創新服務，接駁巴士、客製化的觀光地圖，甚至想請雲門舞集來表演……，完全以辦好會議為考量，卻沒有想到每個構想就等同於一筆預算。進入與哈佛逐項談判，台大團隊感受到預算刪減的壓力，開始回頭要求提出活動計畫的主管，去向發包廠商比價；「結果，這才發現，很多同學以為砍不下價格來的事，比了幾家之後，的確有砍價空間。」

另一次的交鋒，是台大團隊為了想要讓活動具有台灣意象，堅持要以台北悠遊卡，結合會場識別與報名的功能，做成「Super Card」，在來自四十多國的學生代表之前，展現台灣高科技形象。哈佛團隊覺得，「傳統的紙本雖然麻煩，但成本是Super Card的五分之一，為什麼堅持一定要辦卡？」雙方就成本、應該各自支出的金額，多次像這樣在線上辯論攻防。

要辦史上最棒活動 總召被團隊逼出改變，學會授權

負責交通專案的台大國企系三年級生劉書晴與副部長蘇敬博，為說服哈佛，還做線上簡報、畫作業流程圖，說明可創造的效益，瘋狂投入程度被團隊封了個「Super Card Girl」（超級卡女孩）的綽號，也因為這樣才說服哈佛。

「我們要辦一場有史以來最棒的模聯活動！」這是台大團隊成員們最常提到的字眼。而過去這一年，為了完成這個夢想，這群年輕人在課業之外，每天投入平均五到六小時，籌辦會議，箇中的滋味，侯宗成最清楚。

這一年，這位電機系大四學生，從無到有建立一個全國的校際團隊，這一年，也是他經歷無數妥協、堅持與自我突破的一年。

二○○九年五月，當侯宗成站在台灣大學第二學生活動中心之前，接到了世界模擬聯合國活動哈佛團隊來的電話：「恭喜你們！台灣擊敗了其他國家，爭取到了主辦權。」他的快感只持續了一天，接著，他陷入了「我不知道從何做起」的焦慮，失眠了三個月。

侯宗成沒有留過學，小時候也不曾被送出國，流利的英文完全是在台灣本土造就；任教職的母親，透過大量的英聽培養他的語感，接著讓他上會話、再訓練他大量閱讀，累積英文字彙，讓他成為英文演講比賽的常勝軍。

偶然的機會，因為社團活動，他參加二○○七年在日內瓦舉行的世界模擬聯合國大會，與各國菁英學生聚集一堂，讓他受到很大的刺激。他還記得，當時他參加的是 WTO委員會，當主席要徵詢發言時，「唰」一聲，在場幾百隻手同時舉了起來；接下來各國學生代表之間的辯論、演講、攻防，他都插不進去，完全被「邊緣化」。

從日內瓦回來之後，他思考，要怎麼做，才有機會從邊緣到核心。

事隔一年，他再飛到墨西哥參加模聯，他開始懂得觀察，會場的每個小團體都有意見領袖，要仔細聆聽所有人發言之後，再關鍵性的發表意見，讓別人記得有你這號人物。

總是看到事情可以更好的人格特質，是他提升自己能力的動力，但回到領導、建構首次在台灣舉辦的世界模擬聯合國大會，卻成為他的考驗。

侯宗成形容自己很完美主義，他想到要將一個規模這麼大的活動辦成，一定要靠縝密的制度，於是要求核心幹部，針對所屬部門未來要達成的任務，寫出企畫書。

問題是，「我只聚焦於組織，卻無法信任。」侯宗成不諱言，在團隊形成初期，他所犯下的錯誤。

「那時我們真的很怕接到他的電話，」呂艾珊描述，各部門被侯宗成追著寫企畫書；而且「他還會乾脆指示第一點、第二點怎麼做，很多人就覺得，啊，那你來就好啦！」宗成的戰友、台大國企系三年級的楊涵茜不客氣的吐槽。

當時核心團隊為此激烈爭執，「最後，是因為他們不斷要求授權，我才學著放手的。」讓他直接面對的人，由十幾個減少到三個，授權的結果，組織反而動了起來。

「我的改變是被團隊逼出來的，很多時候，你要試著相信別人的善意，然後去試、去溝通，」他說，只有這樣最後才能協同合作。

如果去問台大團隊各部門的負責人，在這場規模盛大的跨國會議裡，學會了什麼關鍵能力，每個人的回答都不一樣！

在會議最後一刻，都還帶著團隊搶救因為文件沒有備齊、拿不到落地簽狀況的龔鵬驊回答你：那是團隊相互補位的默契；一天要接三十七通電話的公關部門主管、台大政治系三年級生鄭郁儒說，當好啦啦隊，才能當好領導人；經歷募款超不順利的呂艾珊，則從失敗中發現及早找到關鍵人脈的重要性……。「大人的世界，跟我們想得很不一樣！」負責志工招募訓練、台大經濟系三年級的王鼎鈞說。

一場完全由學生領導的跨國會議，就像是一個最夢幻的教室，它以最真實的方式，教會這群台灣社會未來領導人，讓夢想變成現實的關鍵能耐──人脈、溝通與領導，還有，從失敗中修正自己，獲得成長的勇氣。